為什麼要寫 Playbook？
Playbooks offer a way to transport knowledge based on what’s already been tested and verified. “Do x, and y will happen.”
在《Buy Back Your Time》一書中，Dan Martell 提到 Playbook（流程手冊）的撰寫原則，主要是為了幫助創業者和企業主有效委派工作，減少「時間債」，讓自己專注於高價值的工作。
成功擴展的企業，如 Subway、Starbucks 和 McDonald’s，都有詳細記錄的標準作業流程（SOPs），涵蓋從行銷、銷售、財務管理到人資等各方面。這些 Playbook 能確保所有團隊成員按照已驗證的方法執行任務，使企業能夠快速複製成功經驗並擴展規模。
Playbook 與 SOP 的區別
- SOP（標準作業流程） 是死板的步驟，而 Playbook 應該是靈活、可操作的指南，讓員工能夠適應變化，而不只是機械執行任務。
- Playbook 應該 80% 解決問題，然後根據實際運行狀況進行優化，而非一開始就追求完美。
- 以視覺化為主，使用影片錄製、截圖、簡單清單，比起冗長的文字更能提升學習和執行效率。
- Playbook 需要回答：「誰負責？做什麼？如何衡量？」以確保清晰的執行標準。
Playbook 的四大核心 (4Cs)
撰寫 Playbook 不需要過於繁瑣，核心在於簡潔且可操作性強，透過以下 4Cs 來架構：
Camcorder Method（攝影機方法）
- 直接錄製你執行該任務的過程（建議錄製三次），並在過程中口述說明。
- 影片可放入 Google Docs 或 Trainual 等工具作為 Playbook 的基礎。
- 這樣可以確保你無需花額外時間重複培訓，只需讓新成員觀看影片。
Course（流程步驟）
- 以簡單的步驟列出任務執行方式，確保清晰易懂。
- 例如：「開啟咖啡廳」的 Playbook 可能包含：
- 打卡
- 啟動咖啡機
- 在黑板上寫當日推薦咖啡
- 10 分鐘後開啟 “OPEN” 燈
- 不需要寫到微觀細節，而是確保所有關鍵步驟都被涵蓋。
Cadence（頻率）
- 指出該任務應該何時執行，例如：
- 每日、每週、每月？
- 依情境執行，如 “每次有新員工加入時”。
- 例如，發送財務報表的頻率可能是「每季度一次」。
Checklist（檢查清單）
- 列出完成任務時不可忽略的關鍵步驟。
- 例如，在提交財務報告前的清單可能包含：
- 確認所有交易已記錄
- 檢查格式是否符合標準
- 確保已發送給正確的負責人
- 如果出錯但流程都有遵循，就應該檢查 Playbook 是否需要更新。
如何開始撰寫你的第一本 Playbook？
選擇一個你最想擺脫的繁瑣任務
- 例如：薪資發放、報表整理、產品上架流程。
使用 Camcorder Method 錄製你執行該任務的過程
- 一邊操作，一邊口述你在做什麼。
將影片存入 Google Docs 或其他文件管理系統，並指派團隊成員製作 Playbook
- 讓對方觀察影片並記錄步驟，避免你自己投入太多時間。
審核 Playbook，確保內容完整準確
- 確保 80% 以上的內容在你審核前已經完成。
讓團隊「擁有」Playbook
- 團隊成員應該主動維護與更新 Playbook，而不是 CEO 或管理者獨自制定。
- 當有人問你問題時，不要直接回答，而是讓他去更新 Playbook，以形成「自動迭代」的文化。
以最簡單的方式開始
- 不要嘗試建立完整的 Playbook，而是從 最耗時、最常見的問題 開始。
- 例如，若你總是被問「如何發送報表給客戶」，那麼第一個 Playbook 就應該是「報表發送流程」。
以角色為單位組織
- 針對不同角色（如客服、銷售、行銷）建立對應的 Playbook，確保每個角色都能快速找到相關指引。
讓 Playbook 變成文化的一部分
- 定期回顧和優化 Playbook，並讓新進員工從第一天就開始使用它。
結論
這套 Playbook 原則的核心，是讓企業運營變得 可預測、可複製，並且讓創辦人擺脫日常瑣事，專注於 高價值活動。從現在開始，選擇一個你最想擺脫的重複性任務，運用 Camcorder Method，打造你的第一本 Playbook！
